Teknik Wawancara Referensi

  • Menurut Denzig, wawancara adalah suatu percakapan terpimpin dan tercatat atau suatu percakapan secara tatap mula dimana seseorang mendapat informasi dari orang lain.
  • Menurut Benny dan Hughes, wawancara adalah merupakan suatu hubungan antar manusia dimana kedua pihak bersikap sama derajat selama pertemuan-pertemuan berlangsung.
  • Menurut Broadly, wawancara referensi atau a reference interview adalah percakapan antara petugas perpustakaan atau pustakawan referensi dan pengguna perpustakaan dengan tujuan  menjelaskan dan membantu kebutuhan pengguna dalam menemukan  kebutuhan-kebutuhan tersebut. Jadi pada prinsipnya layanan referensi sebisa mungkin dapat menjawab pertanyaan-pertanyaan yang diajukan oleh para pengguna perpustakaan. Dalam hal ini menjawab dengan cepat dan tepat sehingga penanya menjadi puas, setelah berusaha mencari dan  menemukan sumber informasi yang tersedia.

Dalam proses tersebut interaksi yang akrab, terpadu, dan  saling mendukung mutlak dibutuhkan agar tujuan yang hendak dicapai dapat terlaksana. Oleh karena itu sebagai pustakawan referensi harus bisa menangkap setiap pertanyaan-pertanyaan yang diajukan oleh pengguna perpustakaan. Kemampuan pewawancara dalam komunikasi sangat membatu dalam tugas ini. Karena di sana terdapat teknik-teknik  khusus yang bisa memberi kontribusi sehingga memungkinkan suksesnya wawancara referensi.
Pertanyaan Referensi

Pertanyaan referensi adalah suatu pertanyaan yang dapat dijawab dengan buku-buku referensi yang tersedia. Batasan tersebut dapat diuraiakan sebagai berikut:

  1. Pertanyaan-pertanyaan yang dapat digolongkan sebagai pertanyaan referensi adalah semua pertanyaan yang dapat dijawab dengan atau melalui sumber-sumber referensi yang ada atau bahan-bahan tercetak lainnya, sehingga tidak cukup bila pertanyaan tersebut dijawab dengan secara konprehensip saja.
  2. Untuk dapat menjawab pertanyaan-pertanyaan tersebut, petugas referensi dianjurkan untuk bisa mencari jawabannya dimana saja jawaban itu dapat ditemukan, tidak hanya dengan sumber-sumber yang ada di perpustakaan sendiri tetapi kalau perlu dapat pula dengan menggunakan sumber-sumber lain yang ada di luar perpustakaan kita.

Dari uraian tersebut dapat dibedakan mana pertanyaan referensi dan mana yang merupakan pertanyaan umum yang dapat dijawab dengan seketika. Kecuali pertanyaan referensi yang sifatnya merupakan pertanyaan referensi biasa artinya pertanyaan yang dapat dijawab cukup dengan menggunakan sumber-sumber referensi yang ada, ada pula pertanyaan referensi yang bersifat penelitian.

Ciri khas dari pertanyaan yang sifatnya penelitian adalah bahwa biasanya pertanyaan yang bersifat suatu penelitian ini memerlukan waktu yang cukup lama mencari jawabannya. Kecuali itu, dengan adanya pertanyaan-pertanyaan tersebut seringkali melibatkan pustakawan referensi dalam pekerjaan penelusuran literatur dan usaha pencarian informasi lainnya guna membantu penelitian tersebut.

Untuk bisa menjawab pertanyaan semacam itu, langkah pertama yang harus dilakukan petugas referensi adalah:

  1. Mencari hasil-hasil penelitian yang pernah dilakukan oleh para peneliti lain sebelumnya, tentang persoalan serupa itu.
  2. Mencari laporan-laporan dari tangan pertama baik yang terdapat di dalam naskah, jurnal, ringkasan, atau sari karangan, ataupun majalah-majalah.

Selain itu ada pula jenis pertanyaan referensi lain yang hampir sama dengan pertanyaan penelitian, tetapi tidak begitu melibatkan petugas referensi secara langsung dalam penelitian. Jenis pertanyaan referensi ini adalah pertanyaan yang bersifat suatu pemilihan buku, misalnya ada seorang pengunjung ingin mendapatkan buku-buku mengenai soal pemerintahan demokrasi.

Untuk dapat menjawab pertanyaan seperti itu, selain memerlukan waktu perlu pula melakukan sekedar peneletian meskipun tidak sejauh dan sedalam disbanding dengan menjawab pertanyaan yang bersifat penelitian.

Adapun langkah-langkah yang harus ditempuh untuk dapat menjawab pertanyaan-pertanyaan semacam itu, terutama adalah:

  1. Kita perlu memiliki daftar buku yang lengkap
  2. Untuk dapat sampai kepada buku-buku yang membahas tentang masalah yang dicari tadi, kita harus melakukan seleksi atau pemilihan bahan-bahan pustaka yang sekitanya sesuai dengan permasalahannya tadi.
  3. Atau dapat pula kita memberikan saran kepada pembaca tentang buku-buku apa saja yang dapat mereka baca.

Jadi dari uraian-uraian di atas dapat diambil kesimpulan bahwa sebetulnya pertanyaan-pertanyaan referensi itu dapat kita golongkan menjadi tiga macam:

  1. Pertanyaan referensi biasa
  2. Pertanyaan referensi yang bersifat penelitian
  3. Pertanyaan referensi yang sifatnya merupakan bimbingan kepada pembaca atau pemilihan buku.

Dalam prakteknya nanti akan dapat kita lihat bahwa perbedaan pokok dari ketiga jenis pertanyaan referensi tersebut sebenarnya lebih banyak terletak pada soal waktu yang dibutuhkan guna mencari jawabannya.

Teknik Menjawab Pertanyaan Referensi

Menurut Margaret Hutchins, untuk menjawab pertanyaan-pertanyaan referensi dapat ditempuh melalui tahap-tahap sebagai berikut:

  1. Menggolong-golongkan pertanyaan
    1. Menggolong-golongkan pertanyaan yang masuk ke dalam subyek-subyek yang cukup luas cakupannya. Misalnya: sastra, kimia, elektro, biologi, dan sebagainya.
    2. Menilai pertanyaan tersebut, misalnya informasi macam apa yang diperlukan oleh penanya.
    3. Menghubungkan jenis informasi yang dipertanyakan itu dengan sumber-sumber referensi yang ada.
    4. Untuk keperluan kita sendiri sebagai petugas referensi, sangat dianjurkan untuk menyusun suatu daftar pertanyaan, yang digolong-golongkan menurut subyeknya.
  2. Proses Menjawab Pertanyaan Referensi
    1. Seteleh kita mengetahui persoalannya dan tahu apa yang harus kita cari, kemudian kita perlu mempertimbangkan aspek-aspek dari pertanyaan tersebut.
    2. Selanjutnya kita membuat hipotesa mengenai bahan-bahan referensi mana yang mungkin dapat kita pergunakan untuk menjawab pertanyaan itu.
    3. Untuk pertanyaan-pertanyaan lain yang sulit dicari jawabannya dengan sumber-sumber yang ada, janganlah kita putus asa, kita bisa mencari sumber lain. Kita dapat menghubungi dan memanfaatkan sumber-sumber lain dai luar perpustakaan kita. Atau kita bisa menelusuri lewat CD ROM, dan internet.

Tipe-tipe Wawancara Referensi

Keberhasilan suatu layanan referensi yang dilakukan melalui wawancara referensi tergantung pada jenis atau tipe-tipe sebagai berikut:

  • Ketersedian bahan-bahan referensi (Ready-Reference)

Wawancara akan cepat tertangani dengan baik manakala petugas mengetahui atau hafal dengan koleksi inti referensi seperti direktori, almanak, ensiklopedia, kamus atau handbook. Pertanyaan-pertanyaan yang diajukan biasanya sangat sederhana. Misalnya dimana alamat kantor Departemen Tenaga Kerja,  berapa jumlah penduduk suatu daerah pada tahun tertentu. Bila ketersediaan bahan-bahan tersebut, tentu dengan mudah kita bisa menjawab.

  • Proyek-proyek Penelitian (Research Projects)

Untuk melakukan wawancara dengan para peneliti yang sedang melakukan riset dengan topik tertentu, biasanya banyak pertanyaan yang diajukan. Hal ini karena peneliti membutuhkan banyak sumber informasi yang relevan. Oleh karena itu membutuhkan waktu yang cukup untuk konsultasi topik penelitian yang akan dilakukan. Kemungkinan frekuensi kunjungan ke layanan referensi tidak cukup sekali atau dua kali. Dalam beberapa kasus pustakawan bisa saja memberi saran atau prosedur penelitian yang pernah dilakukan.

  • Penyebaran Informasi Selektif  (selective dissemination of information)

Yaitu layanan referensi yang memberitahukan kepada pengguna secara terus-menerus, sehingga terjalin komunikasi/wawancara  mengenai berbagai hal tentang ketersedian koleksi perpustakaan, biasanya dalam bentuk daftar jurnal mutahir lengkap dengan judul dan pengarangnya. Penyebaran informasi ini tentunya diberikan kepada pihak-pihak yang memungkinkan dapat memanfaatkan koleksi perpustakaan kita. Bentuk layanan ini sangat bermanfaat khususnya bagi yang menghendaki informasi terbaru tentang topik tertentu.

  • Laporan Pembaca (reader’s advisory)

Setelah melalui pembicaraan pustakawan di sini diminta oleh pembaca untuk mengidentifikasi dan mengevaluasi judul-judul baru dari subyek tertentu yang menarik dibaca bagi pengguna. Aktifitas ini bisa juga dikenal dengan layanan penelusuran literatur.

  • Information and referral or community information service

Komunikasi dengan cara menyebarkan informasi dalam bentuk buku indeks, sari karangan, buku abstrak dan lain-lain kepada komunitas tertentu. Biasanya diberikan kepada  lembaga-lembaga atau pusat-pusat informasi.

  • Individual instruction

Sebagai pustakawan referensi harus bisa menangkap setiap pertanyaan-pertanyaan yang diajukan oleh pengguna perpustakaan. Oleh sebab itu dalam proses wawancara seringkali petugas dengan skill yang dimiliki bisa memberikan instruksi atau arahan kepada pengguna, sumber informasi atau bacaan apa saja yang dibutuhkan.

  • Database search interview

Seiring dengan perkembangan teknologi informasi yang semakin pesat, menyebabkan petugas referensi harus jeli dalam mencari sumber informasi melalui database yang tersedia. Dalam hal ini pengguna bisa diarahkan atau dibimbing dapat menggunakan perangkat komputer yang di dalamnya terdapat berbagai database.

  • Telephone interview

Perlu diketahui bahwa layanan referensi di samping memberi bantuan melalui tatap muka juga melakukan bantuan langsung melalui telepon. Petugas menanyakan dan mencatat terlebih dahulu tentang identitas penanya misalnya nama, alamat, nomor telepon, faksimil, atau emailnya pada lembar atau formulir pertanyaan yang tersedia di perpustakaan. Bila jawabannya membutuhkan waktu yang lama maka, pada kesempatan lain bisa kita menghubungi mereka.

  • Electronic mail interview

Salah satu fasilitas internet adalah kita bisa menggunakan e-mail. Di sini siapa saja bisa berkomunikasi lewat internet. Apalagi bagi pencari informasi, internet ini sangat dibutuhkan. Sebagai petugas referensi juga harus bisa menggunakan fasilitas e-mail. Bila ada pertanyaan-pertanyaan menyangkut layanan referensi,  tentu saja dengan mudah dapat dijawab dan dikomunikasikan lewat internet. Cara untuk mengecek pertanyaan yang datang dari pengguna, bisa dilakukan setiap hari terutama waktu pagi hari. Cara menjawabnya pun tergantung permintaan dan jenis pertanyaan. Transfer data dan akses-akses dokumen lain mutlak diperlukan ketika menjawab lewat internet atau e-mail.

Tinggalkan Balasan

Isikan data di bawah atau klik salah satu ikon untuk log in:

Logo WordPress.com

You are commenting using your WordPress.com account. Logout / Ubah )

Gambar Twitter

You are commenting using your Twitter account. Logout / Ubah )

Foto Facebook

You are commenting using your Facebook account. Logout / Ubah )

Foto Google+

You are commenting using your Google+ account. Logout / Ubah )

Connecting to %s